Hyrestagare i bostad eller affärslokal

Den registeransvariges kontaktuppgifter

Den registeransvarige är Pensionsförsäkringsaktiebolaget Veritas (0141187-2). Vår adress är PB 133, (Olofsvägen 2), 20101 Åbo.

I vilket syfte och med vilka lagliga villkor behandlar Veritas dina personuppgifter?

Veritas bedriver uthyrningsverksamhet inom ramen för sin placeringsverksamhet. Vi upprätthåller och behandlar personuppgifter för att sköta avtalsförbindelser som rör uthyrning av bostäder och affärslokaler, vidta åtgärder innan avtalen ingås, fullgöra de skyldigheter och rättigheter som ansluter sig till fastighetsförvaltningen och fullgöra våra lagstadgade skyldigheter. Det sekundära villkoret för hanteringen av personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen.

Vi upprätthåller och behandlar personuppgifter om bostadssökande och hyresgäster och personuppgifter i anslutning till fastighetsförvaltningen. Uppgifter behandlas i följande situationer:

  • ingående och skötsel av hyresavtal som gäller en bostad eller affärslokal
  • kontroll av kreditinformation med stöd av kreditupplysningslagen för att säkerställa betalningsförmågan
  • skötsel av fastighetsförvaltning
  • skötsel och utveckling av kundrelation till hyrestagare i affärslokal (inkl. marknadsföring)
  • kundidentifikation i enlighet med lagen om förhindrande av penningtvätt och av finansiering av terrorism.

Vi behandlar inte dina personuppgifter i andra än ovan nämnda syften.

Den här beskrivningen grundar sig på kraven i EU:s dataskyddsförordning.

Till vem får Veritas lämna ut dina personuppgifter?

Veritas lämnar ut personuppgifter om hyrestagare endast med stöd av lag.

Överförs och behandlas uppgifter om dig utanför EU/EES-området?

Dina personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.

Hur länge bevarar Veritas dina personuppgifter och vad grundar sig tidsfristerna på?

Vi bevarar uppgifter om dig för att sköta hyresförhållandet för affärslokalen/bostaden. Veritas har en skyldighet att bevara uppgifter som rör avtalsförhållanden under en viss på förhand bestämd tid och bokföringsuppgifter i anslutning till dessa avtalsförhållanden under den tid som anges i bestämmelserna i bokföringslagen. Uppgifter om dig bevaras endast under den tid som fastställts för skötseln av hyresförhållanden för affärslokaler/bostäder. När tidsfristen gått ut raderar vi uppgifterna om dig ur Veritas Pensionsförsäkrings informationssystem.

Tidsfristerna är:

  • faktureringsuppgifter för hyresavtal och fastighetsförvaltning: minst 6 år räknat från utgången av det år då räkenskapsåret tar slut
  • faktureringsuppgifter för hyresavtal och fastighetsförvaltning som ansluter sig till beskattning: minst 10 år efter det att räkenskapsperioden gått ut.
  • Kundidentifikationsuppgifterna bevaras i 5 år efter det att det ordinarie kundförhållandet avslutats.

Har du rätt att få information om personuppgifter som gäller dig själv?

Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig vid Veritas eller inte.

Om vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att få en kopia av de uppgifter som behandlas.

Vänligen lämna in din begäran om uppgifter på vår blankett för begäran om personuppgifter. Begäran om uppgifter kräver stark autentisering.
Vi sänder dig uppgifterna inom en månad efter det att vi fått din begäran. Tidsfristen kan förlängas med högst två månader i vissa fall. Om tidsfristen förlängs meddelar vi dig om det inom en månad efter det att vi mottagit din begäran.

Hur kan personuppgifter korrigeras eller raderas? 

Om det finns bristfälligheter, inexaktheter eller fel i de personuppgifter vi sänt dig har du rätt att begära att uppgifterna kompletteras eller korrigeras. Det gäller även föråldrade uppgifter. Vi ber dig vänligen lämna in din begäran om komplettering eller korrigering till Veritas via blanketten på vår webbplats.

Du har rätt att be Veritas som är personuppgiftsansvarig radera t.ex. föråldrade uppgifter om dig själv.

Uppgifterna ska raderas utan dröjsmål när ingen grund längre föreligger för behandlingen. Denna rätt är tillämplig när personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål de samlats eller när du återtar ditt samtycke till behandlingen av uppgifterna och ingen annan laglig grund längre föreligger för behandlingen och uppgifterna inte behöver bevaras enligt lag.

Rätten att kräva att personuppgifter raderas enligt dataskyddslagstiftningen gäller inte situationer då uppgifterna ska bevaras enligt lag eller då de bör bevaras för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsligt anspråk. Det är alltså inte möjligt att på yrkande radera uppgifter under den tid de bör bevaras i ovan nämnda situationer.

Dina personuppgifter raderas däremot utan särskild begäran när tidsfristen för att bevara dem gått ut.

Kan du förbjuda eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter?

Du har rätt till att Veritas som personuppgiftsansvarig begränsar behandlingen av uppgifter om dig i vissa situationer. Att begränsa behandlingen innebär att registrerade uppgifter markeras för att begränsa senare behandling av dem.

Uppgifterna om dig kan trots detta fortsättningsvis bevaras. Om begränsningen upphävs meddelas du om det på förhand.  Du kan utnyttja denna rätt till exempel när du bestrider korrektheten i uppgifterna eller lagenligheten i behandlingen. Behandlingen begränsas för den tid det tar att säkerställa att uppgifterna är korrekta eller behandlingen lagenlig. Om behandlingen av uppgifterna är begränsad kan de endast behandlas under vissa förutsättningar (t.ex. med ditt samtycke eller för att upprätta ett rättsligt anspråk).

Du har rätt att motsätta dig direkt marknadsföring (inklusive profilering) om dina uppgifter behandlas i direktmarknadsföringssyfte.

Har du rätt att kräva att dina personuppgifter överförs till ett annat system?

Om den automatiska behandlingen av uppgifterna om dig grundar sig på samtycke eller ett avtal som ingåtts med dig har du rätt att få de uppgifter som gäller dig, varefter du kan överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig.  Det här gäller endast uppgifter som du själv lämnat till Veritas. Vi sänder uppgifterna i allmänt använd elektronisk form.

Veritas överför inte uppgifter om dig till andra företag, med undantag för utlagda tjänster, och tar inte heller emot uppgifter från utomstående företag.

Hur kan du överklaga behandlingen av dina personuppgifter?

Om vi vägrat genomföra åtgärder som du begärt uppger vi för dig den lagstadgade grunden för vår vägran utan dröjsmål och senast inom en månad efter det att vi mottagit din begäran.

Om du fått avslag på din begäran från Veritas kan du föra ärendet till dataombudsmannens byrå för behandling. I vårt svar till dig finns kontaktinformation till dataombudsmannens byrå. Det är möjligt att söka ändring till besluten från dataombudsmannens byrå genom besvär hos förvaltningsdomstolen i enlighet med förvaltningsprocesslagen. Besluten från dataombudsmannens byrå innehåller en besvärsanvisning om hur du kan överklaga hos förvaltningsdomstolen.

Används personuppgifterna som grund för automatiserade beslut eller profilering?

Nej.

Vilka personuppgifter behandlar Veritas?

För att sköta hyresavtalet för bostaden eller affärslokalen har vi uppgifter om dig som hör till följande kategori av personuppgifter:

  • uppgifter i anslutning till hyresavtal
  • basuppgifter och uppgifter för identifikation och kontakt
  • uppgifter i anslutning till betalning av hyra och hyresgaranti
  • uppgifter om hyresgarantin som t.ex. betalningen av den
  • uppgifter i anslutning till fastighetsförvaltning

Uppgifterna inkluderar:

  • uppgifter om hyresavtal, hyrestid, hyra, eventuella särskilda ersättningar t.ex. för el och vatten, hyresjustering och hyresobjekt/bostad
  • basuppgifter och uppgifter för identifikation och kontakt såsom namn, personbeteckning, gatuadress, postnummer, telefonnummer, e-postadress
  • uppgifter i anslutning till betalning av hyra och hyresgaranti såsom betalningshistorik 
  • andra uppgifter i anslutning till kundidentifikation såsom, för juridiska personer, uppgifter om ägarna (bl.a. faktiska förmånstagare), fullständiga namn, födelsedatum och medborgarskap för medlemmarna av den juridiska personens styrelse eller motsvarande beslutsorgan, samt hyrestagarrepresentantens rätt att representera

Varifrån får vi uppgifterna som behövs för att sköta ditt ärende?

  • blanketten för hyresansökan
  • offentliga kunddatabaser
  • handelsregistret.

Ovan nämnda instanser är bundna av tystnadsplikt. De får endast lämna ut sådana uppgifter till Veritas som behövs för att sköta dina ärenden, med iakttagande av sina sekretessbestämmelser.

Med hurudana säkerhetsåtgärder skyddar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar alltid dina personuppgifter med omsorg och sörjer för ditt integritetsskydd. Det säkerställer vi genom behövliga tekniska och administrativa åtgärder.

Genom vår användarbehörighetskontroll ser vi till att dina personuppgifter endast behandlas av personer som har rätt till det.

Vår personal omfattas av tystnadsplikt enligt lag och alla har undertecknat en separat sekretessförbindelse. Personalen utbildas och instrueras i behandlingen av personuppgifter och i förebyggandet av relaterade risker. Genom vår interna kontroll ser vi till att personalen följer principerna för behandling av personuppgifter.

Samma sekretessbestämmelser och förbindelser gäller också våra underleverantörer.

Uppgifterna om dig förvaras i datacenter som är skyddade med passerkontroll och olika säkerhetssystem och i Veritas egna lokaler. Vi säkerställer också genom separata tekniska it-säkerhetslösningar att dataskyddslagstiftningens krav på sekretess, enhetlighet, tillgång/tillgänglighet och feltolerans uppfylls.

Var får du ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter?

Läs avsnittet om dataskydd och användarvillkor på vår webbplats veritas.fi om du vill få mer information om behandlingen av personuppgifter i Veritas.

I frågor som gäller begäran om personuppgifter ska du i första hand använda blanketten för begäran av personuppgifter på vår webbplats veritas.fi.

Du kan också kontakta Veritas per telefon, brev eller skyddad e-post.

Har du rätt att återta ditt samtycke när som helst?

Om behandlingen av uppgifter om dig grundar sig på samtycke har du rätt att återta ditt samtycke när som helst.  Återtagandet inverkar inte på lagenligheten i den behandling som utförts innan samtycket återtogs.