Utvecklingssamtal i grupp främjar öppenheten

På många arbetsplatser är utvecklingssamtalen ett säkert vårvintertecken. Utvecklingssamtal är ett viktigt verktyg för att följa upp och planera företagets verksamhet och kartlägga personalens kompetens. Få kommer dock att tänka på att samtalet också kan föras med ett helt team.

Veritas pensionstjänster har prövat på detta ett par år nu. Utvecklingssamtalen började omarbetas utgående från medarbetarnas respons, och erfarenheterna av den nya modellen för utvecklingssamtal har varit goda. ”Vi mäter alltid kompetensen som teamkompetens, och vi sätter också upp mål per team.Därför känns det naturligt att också föra utvecklingssamtalen i grupper”, berättar Marjaana Vuorinen, servicechef med ansvar för Veritas pensionstjänster.

”Vår avdelning är ganska stor, så vi sparar också tid genom att ha ett gemensamt samtal med hela teamet. Effektiviteten var dock inte den främsta orsaken till att vi övergick till utvecklingssamtal i grupp. ”Enligt Vuorinen löper kommunikationen bättre i ett gruppsamtal. ”Det är mer fruktbart att diskutera arbetssituationen och målen på teamnivå.På så sätt får alla en helhetsbild av teamets arbetssituation och en chans att säga sin åsikt.”

Det är lättare att öppna sig om man är förberedd

Nyckeln till ett lyckat utvecklingssamtal, oavsett om det är fråga om ett individuellt samtal eller en gruppdiskussion, är ömsesidig öppenhet och god förberedelse. Om deltagarna har fått ett diskussionsunderlag på förhand brukar det vara lättare att komma igång med diskussionen. ”Teamen förbereder sig på utvecklingssamtalet tillsammans. Förhandsmaterial skickas till alla deltagare ungefär en vecka före utvecklingssamtalet. Det handlar om mycket konkreta frågor som anknyter till det egna arbetet, så oftast blir det ett livligt samtal”, berättar Vuorinen.

Ingen vill diskutera under tidspress, så det är viktigt att tillräckligt med tid reserveras för ett utvecklingssamtal i grupp. ”Vi reserverar alltid en hel förmiddag eller en hel eftermiddag för ett samtal. Det gäller att lugna situationen så att alla hinner säga sitt.”

Klara framgångsmätare viktiga

Vad är det då egentligen man talar om i ett utvecklingssamtal? ”Vi går åtminstone igenom målen för föregående år och bedömer hur de har uppnåtts. Samtidigt sätter vi upp mål för det löpande året.Målen härleds direkt ur bolagets strategiska mål. På så sätt ser man tydligt hur det egna arbetet är kopplat till hela bolagets framgång. Det är viktigt att hitta klara framgångsmätare; annars är det omöjligt att mäta hur väl målen har uppnåtts efter årets slut”, påminner Vuorinen. Målen och mätarna antecknas och sänds efteråt till alla deltagare som en checklista.

En annan viktig del av utvecklingssamtalet är arbetshälsan. Framför allt om det sker stora förändringar i arbetsuppgifterna eller organisationen är det viktigt att vara lyhörd för hur medarbetarna orkar och hur samarbetet löper både inom och mellan teamen. ”Utvecklingssamtalet är i bästa fall det tillfälle där man kan diskutera till exempel arbetsbelastningen och hur arbetsuppgifterna kan fördelas. Fördelarna med gruppsamtal kommer fram när man planerar resursfördelningen mellan arbetsuppgifterna”, förklarar Vuorinen.

Positiv respons

Gruppsamtalen har tagits emot väl bland pensionstjänstteamen. ”Vi har fått mycket positiv respons, och många har tyckt att de fått mer ut av utvecklingssamtalen nu jämfört med den traditionella modellen”, berättar Vuorinen. ”Dessutom har många sagt att det är lättare att ge respons i grupp än när man är ensam.Gruppsamtalen är också ett bra sätt att stärka vi-andan.”

Vad händer om en medarbetare har något på hjärtat som han eller hon inte vill diskutera framför hela teamet? ”Gruppsamtalen utesluter givetvis inte möjligheten att föra privata samtal. Man kan när som helst under året boka tid också för ett personligt utvecklingssamtal. ”Om det finns konflikter inom teamet bör dessa utredas före själva utvecklingssamtalet.Utan en förtroendefull atmosfär är det svårt att få till stånd ett givande samtal.

Om det här med att övergå till utvecklingssamtal i grupp inger betänkligheter kan man pröva att använda tekniken först som stöd till de personliga samtalen och övergå till gruppsamtal stegvis.


Checklista för utvecklingssamtal i grupp:

  • Ge deltagarna en chans att förbereda sig på samtalet - skicka material redan på förhand.
  • Reservera tillräckligt med tid för samtalet.
  • Utred eventuella interna konflikter inom gruppen före utvecklingssamtalet.
  • Sätt upp klara mätare för hur måluppfyllelsen ska bedömas.
  • Gör anteckningar och skicka efteråt en lista över allt ni kommit överens om till deltagarna.