Värt att satsa på inskolning

Inskolning skapar grunden för nyanställdas trivsel och arbetshälsa.Tilikeskus-Yhtiöt, som erbjuder tjänster inom ekonomiförvaltning i Sydvästra Finland, rekryterar årligen nya medarbetare.När en ny anställd börjar arbeta inleds en planmässig inskolningsperiod.

”Inskolningen är aldrig densamma för alla utan anpassas efter medarbetaren och arbetsuppgifterna”, berättar personalchefen Anu Suuniitty vid Tilikeskus-Yhtiöt. ”Först klarlägger vi den nyanställdas bakgrund och kompetens. I allmänhet har den nya medarbetaren redan kunskaper i branschen och är till exempel förtrogen med de lagar och förordningar som reglerar bokföringen. På den grunden börjar vi sedan bygga upp den bolags- och uppgiftsspecifika kompetensen.”

Så få oskrivna regler som möjligt

Arbetarskyddslagen förpliktar arbetsgivaren att handleda nya anställda i frågor som gäller arbetsmiljön, arbetssättet och säkerheten. Utöver arbetet och dess rutiner måste den nya medarbetaren givetvis lära sig en mängd praktiska saker om allt från kaffepauser och kontorsmaterial till arbetsplatsens kultur.

”Vi har medvetet försökt minimera de oskrivna reglerna. Alla viktiga praktiska frågor och arbetssätt har sammanställts i inskolningspärmen och personalguiden. Personalguiden är förvisso nyttig också efter inskolningsperioden och man kan återvända till den under hela anställningen”, framhåller Suuniitty.

På Tilikeskus-Yhtiöt har en befattningsbeskrivning gjorts upp för alla uppgifter. ”Alla förväntningar och ansvarsområden som gäller uppgiften finns i skriftlig form.Detta underlättar också inskolningen – utan tydliga befattningsbeskrivningar är det svårt att veta vad den anställda ska behärska. ”När man vet vilken roll man har och vad som förväntas av en trivs man bättre och längre på arbetet. En lyckad inskolning är alltså också ägnad att minska personalomsättningen.

Decentralisering av ansvaret stöder lärandet

På Tilikeskus-Yhtiöt har ansvaret för inskolningen delats upp på flera personer. ”Vi har konstaterat att det här är effektivt; den nyanställda får då höra samma saker från flera personer på lite olika sätt. Vi lär ju oss alla på olika sätt: någon tillägnar sig nya saker bäst genom att lyssna, en annan genom att sitta bredvid och följa med och en tredje vill genast själv pröva. ”När inskolningen är decentraliserad har man möjlighet till alla dessa inlärningsmetoder.

I inskolningen medverkar både arbetskamrater, chefer, personalavdelningen och verkställande direktören. ”Inskolningen belastar inte heller en enskild person så mycket när ansvaret är fördelat på flera personer.”

Planmässig rekrytering för kompetensen vidare

På Tilikeskus-Yhtiöt försöker vi alltid planera nyrekryteringen på förhand. Vi förutser behovet av nya medarbetare i god tid; om vi vet att någon ska gå i pension eller på en längre familjeledighet, ser vi oss i förväg om efter en efterträdare. Det är alltid bra om den som ska sluta och den nyanställda kan arbeta tillsammans åtminstone en månad. Då finns det tillräckligt med tid för att föra kunnandet vidare”, berättar Suuniitty.

Framstegen bedöms och följs upp

På Tilikeskus-Yhtiöt används också ett inskolningskort där allt som man ska gå igenom i början av anställningen finns uppräknat. På så sätt säkerställer man att allt väsentligt tas upp.

Därtill går man senare tillsammans igenom hur inskolningen har lyckats vid ett samtal mellan chefen och den nyanställda samt med en utvärderingsblankett. ”Cirka tre–fyra månader efter att arbetet inletts får den nyanställda bedöma sin inskolning och lärandet på en utvärderingsblankett. Om något förblivit oklart kan man återkomma till det i det här skedet.Responsen hjälper oss också att utveckla framtida inskolningar så att de blir ännu bättre.”