Så klarar företaget samarbetsförhandlingarna

Kan ett företag klara sig helskinnat ur samarbetsförhandlingar? Ja, säger personalchefen, men lätt är det inte.

Hos inkassobyrån OK Indrivning i Vasa är stämningen avspänd. Det är samtal, skratt och småprat vid kaffeautomaten. För bara ett år sedan var situationen en helt annan. Bolaget hade inlett de första samarbetsförhandlingarna i sin historia.

”Av en slump hade vi personaldagar samma vecka. Tillställningen fick en något annorlunda prägel då personalen var i chock och situationen oklar för alla”, berättar personalchef Jukka-Pekka Janhonen.

Företagspsykologen kom för att tala om besvikelsen och ledningen fick ställa sig framför personalen för att svara på frågor. Ordet var fritt och var och en fick chansen att ifrågasätta, kräva förklaringar och berätta om sina känslor.

”Det var tufft, men det är viktigt att vara öppen från första början. Vi måste bygga upp förtroendet på nytt.”

Med gemensamma krafter mot uppsägningar

Bakom samarbetsförhandlingarna låg reformen av indrivningslagen, som förändrade branschens affärslogik så att inkassoverksamhetens lönsamhet sjönk under nollstrecket.

”Vi blev tvungna att riva upp hela processen och ändra på arbetsbeskrivningarna. Detta ledde till att många utbildningar och inskolningar behövdes.”

Personalen bjöds in till idétalko för att försöka lösa situationen. Förbättringsförslagen var många eftersom man ville klara sig ur förhandlingarna så lindrigt som möjligt. Oron var gemensam för alla.

”Det var fint att se att de anställda verkligen brydde sig. Alla tänkte på företaget och dess lönsamhet i stället för att bara försöka säkra sin egen ställning”, säger Janhonen.

I början av förhandlingarna uppskattade man att uppsägningarna skulle beröra 20 personer. Det flitiga idéarbetet resulterade ändå i olika sätt att effektivisera arbetet och ändra attityderna – och till slut minskade antalet uppsagda till 12 personer.

Efter stormen

Den största omvälvningen pågick i ungefär ett halvår. Mitt bland alla stora förändringar var det viktigt att värna om personalens mentala och fysiska hälsa.

”Illamåendet visade sig i form av korta sjukledigheter, förtroendebrist och spänd stämning. Det gällde att noga väga sina ord för att inte bli missförstådd”, berättar Janhonen.

I januari inledde OK Indrivning och företaget YourCoach ett friskvårdsprojekt med stöd av Veritas. Sömn, stress, mat och motion som de viktigaste delområdena hamnade under lupp.

”Vi har haft olika slags tester och föreläsningar, till exempel om näring och mindfulness. Dessutom finns ett gym på kontoret och tre gånger i veckan ordnar vi ett gemensamt motionspass. Pausgymnastik ordnas dagligen.”

Friskvårdsprojektet har fått mycket positiv respons. Tillsammans med ett förbättrat resultat, nyrekryteringar och effektiviserade arbetssätt har det hjälpt OK Indrivnings anställda att hitta balansen igen.

”Samarbetet med Veritas har varit givande. Näst i tur står en personalenkät och en utbildning för arbetshälsokort. Personalen är nöjd med att vi satsar på dem. En bättre gemenskapskänsla skapar framtidstro.”

Fem tips för tunga tider

Kommunicera öppet
Informera personalen i god tid. Erbjud fråge- och diskussionsmöjligheter och visa konkret på orsakerna bakom och målen med förhandlingarna.

Engagera personalen i beslutsfattandet
Be personalen om idéer för att förbättra situationen och gå igenom förslagen under förhandlingarna. Det är lättare att lägga fram det slutgiltiga förhandlingsresultatet om man försökt beakta allas ståndpunkter.

Svara på frågor
Att sammanställa ett batteri med vanliga frågor och svar minskar ryktesspridning och spekulationer. Samla in frågor direkt från personalen och svara ärligt även på otrevliga frågor.

Samarbeta med förtroendemannen
Rättvisa spelregler hjälper alla. Redan innan förhandlingarna är det bra att komma överens med förtroendemannen om att man inte ska gräla. Syftet är ett genuint samarbete och att finna den bästa möjliga lösningen på problemet.

Stöd alla parter
Om resultatet bli uppsägningar är det viktigt att erbjuda stöd för dem som får gå. Dessutom ska man stödja även de anställda som blir kvar i huset för att de inte ska behöva lida av osäkerhet eller dåligt samvete.