Bestäm själv när ditt arbete avbryts

sampo-sammalisto-900.jpg

”Små och enkla förändringar kan ha en stor betydelse för vad du får gjort under en arbetsdag”, konstaterar Sampo Sammalisto, fackboksförfattare och bloggare.

I sin bok tipsar han experter, företagare, förmän och andra som jobbar självständigt om hur de ska effektivera sin arbetsdag. Enligt honom handlar brådska i första hand om utmaningarna med tidshantering: om arbetstid går åt till allt möjligt annat än vad den borde användas till är lösningen att använda tiden på ett annat sätt.

”Om man inte administrerar och har en stram tidtabell för arbetsdagarna, stjäl de ständiga avbrotten arbetstid utan att man märker det. Om man inte själv planerar och fyller sin kalender gör någon annan det i stället”, sammanfattar Sammalisto.

Avbrott stjäl arbetstid

Sammalistos budskap är klart: den som strävar efter mer effektiva dagar måste lära sig hantera avbrotten i arbetet.

”Avbrotten är speciellt skadliga då det gäller uppgifter som kräver koncentration. Varje avbrott minskar arbetseffektiviteten, eftersom hjärnan varje gång man blir avbruten behöver tid för att återgå till det man höll på med. Om arbetet avbryts ofta, börjar effektiviteten märkbart sjunka.”

Avbrotten kan bestå av en arbetskamrat som kommer för att prata, inkommande e-post eller en telefon som piper till liksom tankar som börjar irra eller andra uppgifter som dyker upp i ens medvetande.

Det som främst behöver förändras enligt Sammalisto är hur människor använder de kommunikationsmedel som ständigt är tillgängliga.

”På många arbetsplatser används vardagliga arbetsredskap alldeles fel. E-post, telefon och sociala medier underlättar, men om de används fel stjäl de lätt hela arbetstiden.”

Sammalisto vill hjälpa människor att hitta balansen mellan att vara anträffbar och att hålla fast vid egna gränser och tidtabeller. 

”Det är klart att man ska vara tjänstvillig och närvarande, men alla kan lära sig att reglera avbrotten i sitt arbete och använda sin tid på ett nytt sätt. Skillnaden i vad man lyckas åstadkomma på det sättet kan vara mycket stor. Vad man gör allra först på morgonen när man har startat sin dator har till exempel stor betydelse för vilka resultat dagen ger och vilken känsla man har efter arbetsdagens slut.”

Känsla av kontroll ger välbefinnande

Sampo Sammalisto blev intresserad av hur man effektiverar arbetet då han jobbade som affärsverksamhetskonsult och arbetstiden inte verkade räcka till för det egentliga arbetet. Arbetsdagarna gick till möten och till att svara på förfrågningar. Samtidigt betalade kunderna för analyser och tankearbete, som han borde ha hittat tid för. Han började ändra sina rutiner en i taget och märkte snart att brådskan lättade och att det fanns tid för det egentliga arbetet också.

Att utnyttja sin arbetstid på ett klokare sätt bidrar till välmåendet som helhet.

”Om man har planerat att göra vissa saker under dagen och inte får dem gjorda, känns det som om saker glider en ur händerna och dagen känns misslyckad. Om man däremot lyckas med det man har tänkt mår man bra och känner sig lyckad. En effektiv arbetsdag känns på alla sätt som en lyckad arbetsdag.”

Att hantera sin tid är enligt Sammalisto det viktigaste för den som upplever stress i sitt arbete.

”Känslan av att ha kontroll lugnar och minskar stressen. En människa som är på gott humör är också mer produktiv, så man får resultat både av hur tiden används och av att man får saker gjorda”, sammanfattar han.

Lär dig göra arbetsdagen mer effektiv

Känns det som om dina arbetsdagar handlar om ständig brandsläckning? Delta i Sampo Sammalistos kurs 31.10 i Tammerfors för att lära dig enkla och praktiska lösningar när det gäller daglig tidsanvändning. Under eftermiddagens utbildning ger Sampo råd bland annat om e-posthantering, hur man undviker att bli avbruten och effektiverar möten så att arbetsdagarna i fortsättningen blir mer produktiva.

Anmäl dig till utbildningen i tidshantering.

Nyckelord