Lisää avoimuutta ryhmäkehityskeskusteluilla

Kehityskeskustelut ovat monessa työpaikassa varma kevättalven merkki. Kehityskeskustelu on tärkeä työväline yrityksen toiminnan seurantaan ja suunnitteluun sekä henkilöstön osaamisen kartoittamiseen. Harva tulee kuitenkaan ajatelleeksi, että keskustelun voi pitää myös yhdessä tiimin kanssa.

Veritaksen eläkepalveluissa tätä on kokeiltu parin vuoden ajan. Kehityskeskusteluja lähdettiin muokkaamaan työntekijöiltä saadun palautteen perusteella, ja kokemukset uudenmallisista kehityskeskusteluista ovat olleet hyviä.”Meillä osaaminen on aina tiimin osaamista, ja tavoitteet tiimikohtaisia. Sen takia on luonnollista pitää myös kehityskeskustelut ryhmissä”, Veritaksen eläkepalveluista vastaava palvelupäällikkö Marjaana Vuorinen kertoo.

”Osastomme on melko suuri, joten tapaaminen koko tiimin kanssa kerralla säästää myös aikaa. Tehokkuus ei kuitenkaan ollut ensisijainen syy ryhmäkehityskeskusteluihin siirtymiseen.” Vuorisen mukaan ryhmäkehityskeskustelun hyödyt tulevat esiin parantuneena kommunikaationa. ”On hedelmällisempää keskustella työtilanteesta ja tavoitteista tiimitasolla. Tällä tavalla jokainen saa kokonaiskuvan tiimin työtilanteesta, ja kaikilla on mahdollisuus kertoa mielipiteensä.”

Valmistautuminen auttaa avautumaan

Onnistuneen kehityskeskustelun avain, olipa sitten kyse yksilö- tai ryhmäkeskustelusta, on molemminpuolinen avoimuus ja hyvä valmistautuminen. Keskustelun aloittamista voi helpottaa lähettämällä osallistujille valmiiksi pohdittavaa jo ennen tapaamista. ”Tiimit valmistautuvat kehityskeskusteluun yhdessä. Kaikille osallistujille lähetetään ennakkoaineistoa noin viikkoa ennen kehityskeskustelua. Kyse on hyvin konkreettisista, omaan työhön liittyvistä asioista, joten keskustelu on yleensä vilkasta”, Vuorinen kertoo.

Kiireessä ei synny keskustelua, joten on tärkeää, että ryhmäkehityskeskustelulle varataan riittävästi aikaa. ”Meillä on varattu yhdelle keskustelulle aina joko koko aamupäivä tai koko iltapäivä. Tilanne pitää rauhoittaa niin, että kaikilla on aikaa puhua.”

Selkeät menestyksen mittarit tärkeitä

Mistä kehityskeskustelussa sitten oikein puhutaan? ”Käymme ainakin läpi edeltävän vuoden tavoitteet ja arvioimme niiden saavuttamista. Samalla asetetaan tavoitteet kuluvalle vuodelle. Ne johdetaan suoraan yhtiön strategisista tavoitteista. Tällä tavalla näkyy selvästi, miten oma työ on kytköksissä koko yhtiön menestykseen. On tärkeää löytää selkeät mittarit; muuten on mahdotonta arvioida onnistumista vuoden päätyttyä”, Vuorinen muistuttaa. Tavoitteet ja mittarit kirjataan ylös, ja lähetetään jälkikäteen kaikille osallistujille muistilistaksi.

Työhyvinvointi on myös tärkeä osa kehityskeskustelua. Erityisesti silloin, kun omissa työtehtävissä tai organisaatiossa tapahtuu isoja muutoksia, on tärkeää kuulostella herkällä korvalla työntekijöiden jaksamista sekä yhteistyön sujumista niin tiimin sisällä kuin tiimien välilläkin. ”Kehityskeskustelu on parhaassa tapauksessa se paikka, jossa voidaan puhua esimerkiksi työkuormasta ja työtehtävien jakamisesta. Ryhmäkeskustelun edut tulevat esiin työtehtävien resursointia suunniteltaessa”, Vuorinen kertoo.

Positiivista palautetta

Ryhmäkehityskeskustelut on otettu hyvin vastaan eläkepalvelutiimeissä. ”Palaute on ollut todella positiivista, ja monet ovat kokeneet saavansa ryhmäkehityskeskustelusta perinteistä mallia enemmän irti", Vuorinen kertoo. ”Monet ovat sanoneet, että palautteen antaminen on helpompaa ryhmässä kuin yksin. Ryhmäkehityskeskustelu on myös hyvä tapa lisätä tiimin me-henkeä.”

Entä jos työntekijällä on sydämellään asioita, joista hän ei koko tiimin kuullen haluaisi keskustella? ”Ryhmäkehityskeskustelut eivät toki sulje pois kahdenkeskisten keskustelujen mahdollisuutta. Milloin tahansa vuoden aikana voi varata ajan myös henkilökohtaiseen kehityskeskusteluun.” Jos työyhteisössä on ristiriitoja, ne olisi hyvä selvittää ennen varsinaista kehityskeskustelua. Ilman luottamuksellista ilmapiiriä voi olla vaikeaa saada aikaan oikeaa keskustelua.

Jos ryhmäkehityskeskusteluihin siirtyminen mietityttää, tekniikkaa voi kokeilla ensin vain henkilökohtaisten keskustelujen tukena, ja siirtyä ryhmäkeskusteluihin asteittain. 

Muistilista ryhmäkehityskeskusteluihin:

  • Anna osallistujille mahdollisuus valmistautua keskusteluun - lähetä materiaalia jo etukäteen
  • Varaa keskustelulle riittävästi aikaa
  • Selvitä mahdolliset ryhmän sisäiset ristiriidat ennen kehityskeskustelua
  • Aseta selkeät mittarit menestyksen arviointiin
  • Tee muistiinpanoja ja lähetä osallistujille jälkikäteen lista yhdessä sovituista asioista