Perehdyttämiseen kannattaa panostaa

Perehdyttäminen luo pohjan uuden työntekijän jaksamiselle ja työhyvinvoinnille. Lounaissuomalainen taloushallinnon palveluita tarjoava Tilikeskus-Yhtiöt rekrytoi uusia työntekijöitä vuosittain. Kun uusi työntekijä aloittaa työt, alkaa suunnitelmallinen perehdytysjakso.

”Perehdytys ei koskaan ole samanlainen kaikille, vaan se räätälöidään työntekijän ja työtehtävän mukaan”, Tilikeskus-Yhtiöiden henkilöstöpäällikkö Anu Suuniitty kertoo. ”Ensin selvitämme tulijan taustan ja osaamisen. Yleensä uudella tulokkaalla on jo olemassa alakohtainen tietopohja, esimerkiksi kirjanpitoon liittyvien lakien ja asetusten tuntemus. Siihen päälle lähdemme sitten rakentamaan yhtiö- ja työtehtäväkohtaista osaamista.”

Mahdollisimman vähän kirjoittamattomia sääntöjä

Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajan opastamaan uutta työntekijää työoloihin, työtapoihin ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa. Työtehtäviin liittyvien prosessien lisäksi uuden työntekijän on tietysti omaksuttava myös suuri määrä käytännön asioita, kahvitauoista ja konttoritarvikkeista aina työyhteisön kulttuuriin asti.

”Olemme pyrkineet tietoisesti vähentämään niin sanottujen kirjoittamattomien sääntöjen määrää. Kaikki tärkeät käytännön asiat ja toimintatavat on kerätty perehdytyskansioon ja henkilöstöoppaaseen. Henkilöstöopas on toki hyödyllinen myös alkutaipaleen jälkeen, siihenhän voi palata koko työsuhteen ajan”, Suuniitty huomauttaa.

Tilikeskus-Yhtiöissä myös kaikkien tehtävien toimenkuvat on kirjattu ylös. ”Toimenkuviin liittyvät odotukset ja vastuualueet löytyvät kaikki kirjallisina. Tämä helpottaa myös perehdyttämistä – ilman selkeää toimenkuvaa olisi vaikea tietää, mitä työntekijän pitää hallita.” Kun oma rooli ja siihen kohdistuvat odotukset ovat tiedossa, viihtyy työssä paremmin ja kauemmin. Onnistunut perehdytys on siten myös omiaan vähentämään työntekijöiden vaihtuvuutta.

Hajautettu vastuu tukee oppimista

Tilikeskus-Yhtiöissä perehdyttäminen on jaettu monen henkilön vastuulle. ”Olemme todenneet tämän tehokkaaksi; perehdytettävä kuulee silloin samat asiat useammalta henkilöltä, hieman eri tavoilla. Mehän olemme kaikki erilaisia oppijoita; joku omaksuu uuden tiedon parhaiten kuuntelemalla, toinen vierestä seuraamalla, ja joku taas haluaa heti päästä itse kokeilemaan.” Kaikkiin näihin oppimistapoihin tarjoutuu mahdollisuus, kun perehdytys on hajautettu.

Perehdytykseen osallistuvat niin työtoverit, esimiehet, henkilöstöosasto kuin toimitusjohtajakin. ”Tällöin perehdytys ei myöskään kuormita yksittäistä henkilöä niin paljon, kun vastuu on jaettu useammille harteille.”

Suunnitelmallisuus auttaa siirtämään osaamista eteenpäin

Uusien työntekijöiden rekrytointia pyritään Tilikeskus-Yhtiöissä suunnittelemaan aina etukäteen. ”Ennakoimme rekrytointitarvetta hyvissä ajoin; jos tiedämme jonkun jäävän eläkkeelle tai vaikka pidemmälle perhevapaalle, pyrimme löytämään seuraajan etukäteen. Olisi hyvä, jos pois jäävä työntekijä ja tämän seuraaja voisivat olla yhtä aikaa töissä ainakin kuukauden ajan. Silloin jäisi riittävästi aikaa siirtää tietotaitoa eteenpäin”, Suuniitty kertoo.

Etenemistä arvioidaan ja seurataan

Tilikeskus-Yhtiöissä on myös käytössä perehdytyskortti, johon on eritelty kaikki työsuhteen alkutaipaleen aikana läpikäytävät asiat. Näin varmistetaan, että kaikki oleelliset asiat tulee käsiteltyä.

Myöhemmin käydään vielä yhdessä läpi perehdyttämisjakson onnistuminen esimies-alaiskeskustelun ja arviointilomakkeen avulla. ”Noin kolmen-neljän kuukauden päästä työn aloittamisesta uusi työntekijä pääsee arvioimaan perehdyttämistään ja oppimistaan arviointilomakkeen avulla. Jos jokin asia on jäänyt epäselväksi, voidaan siihen palata tässä vaiheessa. Palaute auttaa meitä myös kehittämään tulevia perehdytysjaksoja entistä paremmiksi.”