Tilitoimisto vinkkaa: näin valmistaudut tulorekisteriin

riikka-peltola-tulorekisteri-tilitoimistot-900.jpg

Ennakoi, keskustele, kouluta ja keskitä. Siinä tilitoimistoyrittäjä Riikka Peltolan vinkit tulorekisterin haltuunottoa varten.

Tulorekisteri astuu voimaan parin kuukauden kuluttua ja pistää kertaheitolla uusiksi palkkailmoitusten rutiinit. Millä mielin tilitoimistossa ollaan suuren muutoksen kynnyksellä?

”Kyllähän vuodenvaihde jo jännittää. Pohdimme, miten niin valtava tietojärjestelmien muutos onnistuu yhdessä yössä”, myöntää Riikka Peltola.

Peltola työskentelee Tampereella Klacon Oy:ssä, joka tarjoaa erilaisia talouspalveluita, kuten kirjanpitoa ja palkanlaskentaa. Hän pitää tulorekisteriä tervetulleena uudistuksena, vaikka sen käyttöönotto vaatiikin lukuisia työtunteja.

”Tulorekisteri helpottaa työkuormaamme jatkossa, kunhan saamme toimintamme sopeutettua uusiin kuvioihin ja arjen taas pyörimään sujuvasti.”

Klaconilla tulorekisteriin valmistautuminen on täydessä vauhdissa ja uudet toimintatavat ovat pian kaikille selvät. Silti huolenaiheitakin on: toimivatko tietojärjestelmät ongelmitta? Miten prosessi alkaa käytännössä pyöriä? Tuleeko kokonaisuudesta helppokäyttöinen? Onko asiakkaita tiedotettu tarpeeksi?

”Jännitystä tosin lieventää se, että haasteet ovat kaikilla samat. Emme ole yksin tämän edessä.”

Lue Peltolan vinkit muutosvaiheen selättämiseen!

  • 1. Ennakoi

    Koeta tehdä mahdollisimman paljon valmiiksi ennen vuodenvaihdetta.

    - Hoida valtuutukset kuntoon (Suomi.fi ja Katso-palvelu).

    - Varmista, että työnantajien ja palkansaajien perustiedot ovat ajan tasalla.

    - Varmista, että käyttämäsi järjestelmät ovat yhteensopivia tulorekisterin kanssa.

    - Varaudu etukäteen siihen, että tammikuusta 2019 tulee työntäyteinen.

  • 2. Keskustele

    Keskustele asiakkaiden kanssa hyvissä ajoin ja kerro muutoksista henkilökohtaisesti, jos mahdollista.

    - Klaconissa olemme pureutuneet erityisesti matkalaskuihin ja palkkaennakkoihin, joihin on tulossa isoja muutoksia.

    - Muista tiedottaa myös niitä asiakkaita, jotka laskevat itse palkkansa.
  • 3. Kouluta

    Kouluta henkilökuntaa riittävästi kahdelta kantilta.

    - Mikä tulorekisteri on ja mitä muutoksia se tuo?

    - Millaisia muutoksia tietojärjestelmiin tulee ja kuinka niitä käytetään?

     

  • 4. Keskitä

    Varaa kokonaisia päiviä tulorekisterityöskentelylle sen sijaan, että valmistelet uudistusta silloin tällöin muiden töiden lomassa.

    - Tämä selkeyttää kokonaiskuvaa ja varmistaa, että kaikki tulee tehdyksi ajallaan.

    - Klaconissa kyseenalaistamme samalla muutkin työskentelymallimme. Voisiko myös niitä helpottaa tai parantaa? Nyt on hyvä hetki uudistaa prosesseja isolla kädellä.

     

Lue myös:

Mitä tulorekisteri tarkoittaa työntekijälle?

Tulorekisteri tulee, mikä muuttuu arjessa?

Työnantaja: 7 tapaa hyötyä tulorekisteristä

Tulorekisteri on sähköinen tietokanta, johon jokainen palkkoja maksava taho jatkossa ilmoittaa työntekijöidensä ansiotiedot. Vuoden 2020 alusta kaikki palkka-, eläke- ja etuustiedot löytyvät rekisteristä.