Päätä itse milloin työsi keskeytyy

sampo-sammalisto-900.jpg“Pienillä ja yksinkertaisilla muutoksilla voi olla iso merkitys siihen, mitä työpäivän aikana saa aikaan”, toteaa tietokirjailija ja bloggari Sampo Sammalisto.

Sammalisto opastaa kirjassaan asiantuntijoita, yrittäjiä, esimiehiä ja muita itsenäistä työtä tekeviä tehostamaan työpäiviään. Hänen mukaansa kiireessä on ensisijassa kyse ajanhallinnan haasteista: jos työaika menee kaikkeen muuhun kuin siihen mihin piti, ratkaisu löytyy ajankäytön muuttamisesta.

“Jos työpäiviään ei jämäkästi aikatauluta ja hallinnoi, jatkuvat keskeytykset syövät työajan huomaamatta. Ellei itse suunnittele ja täytä kalenteriaan, joku muu kyllä tekee sen”, Sammalisto tiivistää.

Keskeytykset syövät työajan

Sammaliston viesti on selkeä: lisää tehoa päiviinsä tavoittelevan on opittava hallitsemaan työnsä keskeytyksiä.

“Keskeytykset ovat erityisen haitallisia keskittymistä vaativissa tehtävissä. Niissä jokainen keskeytys vähentää työtehoa, sillä aivoilla menee aikaa päästä keskeytyksen jälkeen takaisin kiinni työhön. Jos työ keskeytyy usein, tehokkuus alkaa merkittävästi laskea.”

Keskeyttäjiä voivat olla niin juttelemaan tuleva työkaveri, saapuva sähköposti tai piippaava puhelin kuin harhailevat ajatukset ja mieleen juolahtavat muut tehtävätkin. Eniten korjattavaa Sammaliston mukaan ihmisillä on kuitenkin jatkuvasti läsnä olevien viestintävälineiden käytössä.

“Monilla työpaikoilla arkisia työkaluja käytetään aivan väärin. Sähköposti, puhelin ja sosiaalinen media helpottavat asioita, mutta väärin käytettynä ne riistävät helposti koko työajan.” 

Sammalisto haluaakin auttaa ihmisiä löytämään tasapainon tavoitettavuuden ja omista rajoista ja aikatauluista kiinni pitämisen välillä.

“Toki pitää palvella ja olla läsnä, mutta jokainen voi oppia säätelemään työnsä keskeytyksiä ja hallinnoimaan ajankäyttöään uudella tavalla. Ero aikaansaamisessa voi olla huima. Esimerkiksi sillä, mitä tekee aamulla ensimmäisenä työkoneen avattuaan on ratkaiseva merkitys siihen, mitä tuloksia päivä tuottaa ja mikä olo on työpäivän jälkeen.”

Hyvää oloa hallinnan tunteesta

Sampo Sammaliston kiinnostus työtehon parantamiseen lähti omasta tarpeesta, kun hänen työaikansa liiketoimintakonsulttina ei tuntunut riittävän varsinaiseen työhön. Työpäivät menivät palavereihin ja yhteydenottoihin vastaamiseen. Asiakkaat kuitenkin maksoivat analyyseistä ja ajatustyöstä, joille piti saada priorisoitua aikaa. Sammalisto alkoi muuttaa rutiinejaan yksi kerrallaan ja huomasi pian, että kiire alkoi karista ja aikaa järjestyä itse työllekin.

Työajan viisaampi hyödyntäminen parantaakin hyvinvointia kokonaisuutena.

“Jos päivän aikana on suunnitellut tekevänsä tiettyjä asioita, eikä niitä saakaan tehtyä, homma tuntuu valuvan näpeistä ja päivä epäonnistuneelta. Sen sijaan aikaansaaminen tuottaa hyvää oloa ja onnistumisen tunteita. Tehokas työpäivä tuntuu kaikkineen hyvältä työpäivältä.”

Ajanhallintaan puuttuminen onkin Sammaliston mukaan tärkein asia, jos kokee stressiä työssään.

“Hallinnan tunne rauhoittaa ja vähentää stressiä. Hyvällä fiiliksellä ollessaan ihminen on muutoinkin tuottavampi, joten tuloksia syntyy paitsi ajankäytön myös aikaansaamisen kautta”, hän summaa.

Opi tekemään työpäivästäsi tehokkaampi

Tuntuuko, että omat työpäiväsi ovat jatkuvaa tulipalojen sammuttelua? Tule mukaan Sampo Sammaliston koulutukseen 31.10. Tampereelle oppimaan yksinkertaisia ja käytännöllisiä ratkaisuja jokapäiväisiin ajankäytön haasteisiin. Iltapäivän koulutuksessa Sampo neuvoo muun muassa miten hallita sähköpostia, välttää keskeytyksiä ja tehostaa palavereja niin, että saat jatkossa enemmän aikaan työpäiväsi aikana.

Ilmoittaudu mukaan Ajanhallinta-koulutukseen.