Sisäinen valvonta, sisäpiirisäännökset ja lähipiiri

Veritaksen hallitus vastaa sisäisen valvonnan organisoinnista riskienhallinta mukaan lukien. Hallitus arvioi vuosittain, onko yhtiön sisäinen valvonta järjestetty tarkoituksenmukaisesti.

Hallitus vahvistaa vuosittain riskienhallintasuunnitelman, jossa on määritelty yhtiön toiminnan kannalta tärkeimmät riskit. Lisäksi vahvistetaan riskien mittaus-, kontrollointi- ja seurantatavat. Riskit luokitellaan suunnitelmassa vakuutusteknisiin riskeihin, sijoitustoiminnan riskeihin sekä operatiivisiin ja muihin riskeihin.

Riskienhallinnasta kerrotaan tarkemmin virallisen tilinpäätöksen riskienhallintaa käsittelevässä osassa.

Sisäinen tarkastus on osa yhtiön sisäistä valvontaa, ja sen tärkeimpänä tehtävänä on edesauttaa turvaamaan se, että yhtiön riskienhallinta-, kontrolli- ja hallintoprosessit ovat tehokkaita ja että ne toimivat asetettujen tavoitteiden ja vahvistettujen toimintamallien mukaisesti. Hallitus vahvistaa vuosittain sisäisen tarkastuksen toimintasuunnitelman. Sisäinen tarkastus valvoo myös sitä, että toiminnan riskejä kontrolloidaan tehokkaasti ja että taloudellinen sekä muu informaatio on luotettavaa ja oikein. Sisäinen tarkastajamme toimii suoraan toimitusjohtajan alaisuudessa.

Sisäpiirihallinto

Veritaksessa noudatetaan yhtiön hallituksen vahvistamaa sisäpiiriohjetta, jonka tarkoituksena on edistää sijoitustoiminnan julkista luotettavuutta ja henkilöstön tietämystä sisäpiirisäännöksistä, jottei niitä tahattomastikaan rikota.

Sisäpiiriohjetta sovelletaan Veritaksen sijoitustoimintaan ja tiettyjen työntekijöiden omiin arvopaperikauppoihin.

Veritas ylläpitää työeläkevakuutusyhtiöistä annetun lain 12 i §:n edellyttämää julkista rekisteriä seuraavien henkilöiden omistuksista:

  • hallituksen jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan varamies sekä tilintarkastaja, varatilintarkastaja ja tilintarkastusyhteisön toimihenkilö, jolla on päävastuu yhtiön tilintarkastuksesta
  • muu yhtiön palveluksessa oleva henkilö, jolla on mahdollisuus vaikuttaa varojen sijoittamista koskevan päätöksen tekemiseen tai joka muutoin saa säännöllisesti haltuunsa sisäpiiritietoa –  nämä ovat Veritaksen pysyviä sisäpiiriläisiä. Pysyvään sisäpiiriin kuuluu henkilöitä joko asemansa tai tehtävänsä perusteella.

Rekisteri sisältää tiedot omistuksista säännellyllä markkinalla tai monenkeskisessä kaupankäyntijärjestelmässä kaupankäynnin kohteena Suomessa olevissa osakkeissa ja sellaisissa rahoitusvälineissä, joiden arvo määräytyy kyseisten osakkeiden perusteella.

Julkisen sisäpiirirekisterin tiedot ovat nähtävillä Euroclear Finlandin NetSire-palvelussa.

Liiketoimet lähipiirin kanssa

Työeläkeyhtiön tekemät merkittävät liiketoimet yhtiön lähipiirin kanssa tulee käsitellä yhtiön hallituksessa ja julkaista. Tällä halutaan varmistaa, että työeläkevakuutusyhtiön ja sen johdon väliset liiketoimet ovat yhtiön etujen mukaisia.

Veritaksessa liiketoimet lähipiirin kanssa käsitellään hallituksessa aina kun yhtiön intressi on yli 5 000 euroa tai kun liiketoimi muista syistä voidaan katsoa mer­kittäväksi. Liiketoimi on käsiteltävä hallituksessa mm. silloin kun kyse on omaisuutta koskevasta kaupasta, vuokasopimuksesta, sopimuksesta palvelujen hankkimisesta tai näihin rinnastettavasta oikeustoimesta.

Lähipiiriksi luetaan

  • Työeläkevakuutusyhtiön hallintoneuvoston tai hallituksen jäsen, toimitusjohtaja, tilintarkastaja, varatilintarkastaja tai tilintarkastusyhteisön toimihenkilö, jolla on päävastuu tilin tarkastuksesta;
  • työeläkevakuutusyhtiön muu ylimpään johtoon kuuluva henkilö, jolla on oikeus tehdä yhtiön tulevaa kehitystä ja toiminnan järjestämistä koskevia päätöksiä;
  • yllämainitun henkilöin aviopuoliso, rekisteröidystä parisuhteesta annetussa laissa (950/2001) tarkoitettu parisuhteen osapuoli, edunvalvonnassa oleva vajaavaltainen taikka vähintään vuoden samassa taloudessa yllämainitun henkilön kanssa asunut avopuoliso.