Asuin- ja liikehuoneiston vuokralaisen henkilötietojen käsittely

Missä tarkoituksessa ja millä perusteella Veritas käsittelee tietojani?

Veritas harjoittaa vuokraustoimintaa osana sijoitustoimintaansa. Käsittelemme ja ylläpidämme henkilötietoja liike- ja asuinhuoneiston vuokraukseen liittyvien sopimussuhteiden hoitamiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi ja kiinteistöhallintoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi ja lain mukaisten velvoitteiden hoitamiseksi.

Ylläpidämme ja käsittelemme asunnon hakijoiden ja vuokralaisten henkilötietoja ja kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja. Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • liike- tai asuinhuoneiston vuokrasopimussuhteen solmiminen ja hoitaminen
  • luottotietojen tarkistaminen luottotietolain nojalla maksukyvyn varmistamiseksi
  • kiinteistöhallinnon hoitaminen
  • liikehuoneistoasiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen (ml. markkinointi)
  • rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukainen asiakkaan tunnistaminen.

Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Mitä minua koskevia tietoja Veritas käsittelee?

Liike- ja asuinhuoneiston vuokrasopimussuhteen hoitamiseksi meillä on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • vuokrasopimukseen liittyvät tiedot
  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten
  • vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot
  • vuokravakuuteen liittyvät tiedot kuten sen suorittamiseen liittyvät tiedot
  • kiinteistöhallintoon liittyvät tiedot

Nämä tiedot sisältävät:

  • tiedot vuokrasopimuksista, vuokra-aika, tiedot vuokrasta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä ja vedestä, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta
  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten kuten, nimi, henkilötunnus, postiosoite, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot kuten maksuhistoriatiedot 
  • muut asiakkaan tunnistamiseen liittyvät tiedot kuten oikeushenkilön osalta tiedot omistajista (mm. tosiasiallisia edunsaajia koskevat tiedot), oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet ja vuokralaisen edustajan edustusoikeutta koskevat tiedot

Keneltä Veritas saa asiani hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

  • vuokrahakemuslomakkeelta
  • yleisistä asiakastietokannoista
  • kaupparekisteristä

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Kuinka kauan Veritas säilyttää tietojani?

Säilytämme tietojasi liike- ja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiseksi. Veritaksella on velvollisuus säilyttää sopimussuhteisiin liittyviä tietoja tietty ennalta määritelty aika ja näihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukainen aika. Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty liike- ja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Veritas Eläkevakuutuksen tietojärjestelmistä.

Määräajat ovat:

  • vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt
  • vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä
  • Asiakkaan tunnistustiedot säilytetään viiden vuoden ajan vakituisen asiakassuhteen päättymisestä.

Kenelle Veritas saa luovuttaa tietojani?

Veritas ei luovuta vuokralaisten henkilötietoja muutoin kuin lain nojalla.

Millaisin turvatoimin ja -menettelyin Veritas suojaa henkilötietojani?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Tehdäänkö tietojeni perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tehdä.

Miten voin saada lisätietoja henkilötietojeni käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.

Onko minulla oikeus saada tieto minua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Pyydämme sinua toimittamaan tietopyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten menettelen henkilötietojeni täydentämiseksi tai oikaisemiseksi?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta.

Onko minulla oikeus saada henkilötietoni poistetuksi?

Sinulla on oikeus pyytää Veritasta rekisterinpitäjänä poistamaan esim. sinua koskevat vanhentuneet tiedot.

Tiedot on tällöin poistettava viipymättä, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Kyseinen oikeus soveltuu tilanteisiin, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole enää muuta laillista perustetta, eikä niitä tarvitse säilyttää lain perusteella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa tiedot on lain mukaan velvollisuus säilyttää tai jos tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tietoja ei siis ole mahdollista vaatimuksesta poistaa sinä aikana, jona ne on tarpeen säilyttää edellä mainituissa tilanteissa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voinko kieltää tai rajoittaa henkilötietojeni käsittelyä?

Sinulla on oikeus siihen, että Veritas rekisterinpitäjänä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan tallennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä.

Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista sinulle annetaan ilmoitus asiasta.  Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan. Jos tietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan käsitellä vain tietyin edellytyksin (esim. suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi).

Sinulla on myös oikeus vastustaa suoramarkkinointia (mukaan lukien profilointi), jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Voinko vaatia henkilötietojeni siirtämistä toiseen järjestelmään?

Mikäli tietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sinun kanssa tehtyyn sopimukseen, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat tiedot, jonka jälkeen voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.  Tämä koskee vain tietoja, jotka olet itse toimittanut Veritakseen. Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

Veritas ei siirrä tietojasi toisiin yrityksiin ulkoistettuja palveluja lukuun ottamatta eikä myöskään vastaanota tietoa ulkopuolisilta yrityksiltä.

Onko minulla oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa?

Jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.  Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojaviraston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojaviraston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Miten voin olla yhteydessä Veritakseen? 

Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella.

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Mikä on tämän selosteen oikeusperuste?

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.