Eläkkeensaajan tai kuntoutetun henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Olavintie 2), 20101 Turku.

Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Veritas hoitaa lakisääteistä työntekijän eläkelain (TyEL) ja yrittäjän eläkelain (YEL) mukaista eläketurvaa. Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä henkilötietoja eläkkeensaajista.

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • eläke- tai kuntoutusasian hoitaminen, mukaan lukien etuuden maksaminen
  • eläkkeiden verotukseen liittyvät toimenpiteet
  • eläkeneuvonta ja eläkearviolaskelmat
  • eläkevastuiden määrittäminen ja siihen liittyvä lakisääteinen tilastointi
  • lakien yhdenmukainen soveltaminen.

Lakisääteiseen tehtäväämme kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi laissa. Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Käsittelyn oikeusperusteena on Veritakseen rekisterinpitäjänä sovellettava Euroopan unionin oikeus.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Luovutamme tarvittavat tietosi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja voivat olla mm. eri viranomaiset. Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta vastaamme lain nojalla yhtä ankarasti kuin omasta toiminnastamme.

Eläke- tai kuntoutusasiasi hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

  • työnantajasi
  • Eläketurvakeskus
  • verohallinto
  • muu eläke- ja vakuutuslaitos
  • Kansaneläkelaitos
  • työttömyyskassa
  • sosiaaliviranomainen
  • työvoimaviranomainen
  • ulosottoviranomainen
  • työeläkeasioiden muutoksenhakulautakunta
  • vakuutusoikeus.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. Näissä siirrossa henkilötietojen suoja turvataan EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?

Veritaksella on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §). Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty eläke- tai kuntoutusasian hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Veritaksen tietojärjestelmistä.

Määräajat ovat:

  • eläke- ja kuntoutusasian hoitaminen, eläkkeiden maksaminen: elinaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • perhe-eläke: perhe-eläkkeen maksuaika ja 5 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • eläkeneuvonta: 5 kalenterivuotta (esim. eläkearvio säilytetään 5 vuotta sen laskennasta)
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- tai vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • eläkevastuiden laskeminen työnantajalle: elinaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta.

Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen. 

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi Veritakseen verkkosivujemme kautta.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä?

Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.

Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojaviraston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojaviraston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tee.

Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?

Hoitaaksemme lakisääteistä tehtäväämme, meillä on sinusta kahteen henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • henkilön perustiedot ml. tunnistaminen ja yhteystiedot,
  • eläke- tai kuntoutusasian hoitamisen, eläkeneuvonnan ja eläkkeen maksamisen sekä perinnän edellyttämät tiedot.

Nämä tiedot sisältävät:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten: sukunimi, etunimet, syntymäaika, kieli, henkilötunnus, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, asuinmaa, puhelinnumero, sähköpostiosoite), sekä sähköisten palvelujen käyttöyhteystiedot
  • eläke- tai kuntoutusasian hoitamisen edellyttämät tiedot, kuten eläkkeen laskentaan liittyvät tiedot (työhistoria ansiotietoineen), etuuden ratkaisuhistoria, eläkeikä, eläkkeen karttumista koskevat tiedot ja työnantaja sekä ammatti, mahdollinen kuolinpäivämäärä, perhesuhdetiedot (huoltajatiedot, lapset, puolisotiedot eli avioliittoa tai rekisteröityä parisuhdetta koskevat tiedot), puolison sukunimi, etunimi, ja henkilötunnus ja tiedot avioliiton tai parisuhteen voimassaolosta
  • etuuksien maksamiseen liittyvät tiedot, kuten maksuyhteystiedot, määrä, etuuksien vastaanottajat, verotustiedot
  • perintään ja ulosottoon liittyvät tiedot, kuten eläkkeestä perittävät ja kuitattavat maksut, eläkkeestä perittävät ulosotot
  • tiedot muista maksetuista tai evätyistä sosiaalietuuksista perustuen esimerkiksi liikenne- ja tapaturmavakuutukseen, etuushakemukseen Kelalle ja sitä koskevaan päätökseen
  • eläkearvioon ja muuhun eläkeneuvontaan perustuvat tiedot
  • edunvalvontaa koskevat tiedot, kuten edunvalvojan nimi ja yhteystiedot

Terveystietojasi käsitellään vain silloin, kun asiasi hoitaminen sitä edellyttää ja vain lainsäädännössä nimenomaisesti tarkoitetulla tavalla.

Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Eläke- tai kuntoutusasiasi hoitamiseksi saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • työnantajalta
  • Eläketurvakeskukselta
  • verohallinnolta
  • viranomaisrekistereistä
  • Arekin ansaintajärjestelmästä ja tietopalvelusta
  • lääkäreiltä, sairaaloilta ja terveyskeskuksilta
  • työttömyyskassoilta
  • työvoimaviranomaisilta
  • Väestörekisterikeskukselta
  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • sosiaaliviranomaisilta
  • ulosottoviranomaisilta
  • Kansaneläkelaitokselta
  • pankeilta.

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mistä saan lisätietoa henkilötietojen käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.