Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Lemminkäisenkatu 34), 20101 Turku.
Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?
Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä yrityksenne TyEL-vakuutusasioita hoitavien henkilöiden yhteystietoja ja YEL-vakuutusasioissa YEL-vakuutetun tietoja asiakashankinnan ja mainonnan kohdentamiseen. Henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen sekä toissijaisena perusteena rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu.
Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:
- TyEL-vakuutustarjousten tekemisen yhteydessä
- YEL-vakuutustarjousten tekemisen yhteydessä
- tarjousta edeltävän kontaktin luomisessa
- myyntitapaamisen järjestämisessä
- suoramarkkinoinnissa tai siihen rinnastettavassa yhteydenpidossa
- tapahtumamarkkinoinnissa ja tapahtumien järjestämisessä.
- kyselyissä ja kartoituksissa
- verkkosivuston kehittämisessä
- asiakasyhteisön toimintaan liittyvissä asioissa
- rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaista asiakkaan tunnistamista sekä pakotteiden toimeenpanoa varten
Emme käsittele asiakashallintajärjestelmässä olevia henkilötietojasi muussa kuin näissä tarkoituksissa. Suoramarkkinoinnin suostumus- ja kieltovelvoitteiden toteuttamiseksi CRM:ssä ja postitusjärjestelmässämme voidaan käsitellä myös rekisteröityjen antamia markkinoinnin suostumuksia ja kieltoja.
Käsittelyn oikeusperusteena on Veritakseen rekisterinpitäjänä sovellettava Euroopan unionin oikeus.
Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?
Tietojasi voidaan luovuttaa sopimuskumppaneillemme esimerkiksi yhteydenottoa varten. Kaikkia yhteistyökumppaneitamme sitovat salassapitovelvoitteet ja ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavia tietoja salassapitosäännösten mukaisesti.
Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolella?
Kyllä. Siirrot EU/ETA alueen ulkopuolisiin maihin mahdollistetaan tietosuoja-asetuksen mukaisten siirtomekanismien avulla.
Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?
TyEL- ja YEL-vakuutustarjouksia sekä myynnin- ja markkinoinnin kohdentamista varten kerättyjä tietoja säilytetään seuraavasti:
- Säilytämme potentiaalisten asiakasyritysten tietoja 24 kuukautta, jonka jälkeen ne poistetaan asiakasjärjestelmästämme. Mikäli teemme potentiaaliselle asiakasyritykselle tarjouksen, 24 kuukauden säilytysaika alkaa tarjousprosessin päättymisestä.
- Suoramarkkinoinnissa tietoja säilytetään asiakkuuden keston ajan. Potentiaalisten asiakkaiden suoramarkkinointiin tietoja säilytetään 24 kuukautta.
- Chat-palvelutiedot: 1 kuukausi ja seitsemän päivää.
Tapahtumajärjestelyiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan 24 kuukautta.
Veritaksen verkkosivujen analytiikkaevästetietoja säilytetään 12 kuukautta.
Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?
Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.
Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.
Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen.
Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.
Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.
Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?
Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi Veritakseen verkkosivujemme kautta.
Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa. Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.
Jos sinulla tai yritykselläsi ei ole aiempaa asiakassuhdetta Veritakseen, sinulla on oikeus pyynnöstä saada henkilötietosi poistetuksi. Voit pyytää enkilötietojesi poistamista tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuilla.
Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä?
Sinulla on oikeus siihen, että rajoitamme rekisterinpitäjänä sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan allennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä. Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista, sinulle annetaan ilmoitus asiasta. Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan. Jos tietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan käsitellä vain tietyin edellytyksin (esim. suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi).
Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.
Siltä osin kun henkilötietosi säilyttämisen perusteena on asiakashankinta tai markkinointitoimet, sinulla on oikeus kieltää tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit rajoittaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinointitoimiin lisäämällä itsesi estolistalle saamasi viestin linkin avulla. Voit myös pyytää itsesi lisäämistä estolistalle tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuilla.
Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?
Sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat tiedot, jonka jälkeen voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä koskee vain tietoja, jotka olet itse toimittanut Veritakseen.
Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.
Voinko vastustaa suoramarkkinointia?
Kyllä. Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.
Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?
Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.
Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian Tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojavaltuutetun toimiston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun toimiston päätös sisältää valitusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.
Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?
Ei tee.
Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?
Kohdentaaksemme asiakashankintaa ja markkinointia, meillä on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:
- perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten
Nämä tiedot sisältävät:
- rekisteröidyn nimi, yrittäjien kohdalla myös henkilötunnus tai syntymäaika (vakuutusmaksun määrittämistä varten), työnimike, rooli, yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite), asiointikieli.
Tapahtumajärjestelyiden yhteydessä kerättävät henkilötiedot sisältävät rekisteröidyn nimen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron, yrityksen nimen,
yönimikkeen ja tiedon erikoisruokavalioista. Lisäksi tallennetaan tieto siitä, että onko rekisteröity Veritaksen asiakas vai ei.
Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?
Vakuutustemme tarjoamista ja myynnin ja markkinoinnin kohdistamista varten saamme säännönmukaisesti tietoja:
- sinulta itseltäsi
- keräämällä tietoa palveluiden käytöstä
- vakuutushakemukselta
- maksullisista ja julkisista yrityshakemistoista
- yritysten omilta verkkosivuilta ja muusta julkisesta medianäkyvyydestä
- myyntikumppaneiltamme ja asiamiehiltämme sekä meklareilta
- järjestämiemme tapahtumien yhteydessä
- chat-palvelumme tarjoajalta.
Lisätietoja Veritaksen evästeiden käytöstä verkkosivujemme käyttöehdot osuudesta.
Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.
Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.
Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.
Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.
Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Miten voin saada lisätietoja henkilötietojeni käsittelystä?
Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon verkkosivuillamme osoitteessa veritas.fi/tietosuoja.
Kysymyksissä, jotka liittyvät henkilötietopyyntöihin, pyydämme olemaan yhteydessä ensi sijassa tietopyyntölomakkeemme kautta veritas.fi-verkkosivuillamme.
Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse ja suojatun sähköpostin välityksellä.
Voiko suostumuksen perua?
Jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.