TyEL- ja YEL-vakuutuksen yhteyshenkilön henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Olavintie 2), 20101 Turku.

Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Veritas hoitaa lakisääteistä yrittäjän eläkelain (TyEL) mukaista eläketurvaa. Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä yrityksenne TyEL-vakuutusasioita hoitavien henkilöiden yhteystietoja ja muita perustietoja yhteydenpitoa varten. TyEL- ja YELvakuutusasioita voidaan hoitaa myös verkkopalvelumme kautta käyttöoikeuksien perusteella.

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • TyEL- ja YEL-vakuuttamisessa
  • työhyvinvointiin liittyvässä yhteistyössä
  • suoramarkkinoinnissa tai siihen rinnastettavassa yhteydenottamisessa.

Lakisääteiseen tehtäväämme kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi laissa. Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Käsittelyn oikeusperusteena on Veritakseen rekisterinpitäjänä sovellettava Euroopan unionin oikeus.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Luovutamme tarvittavat tietosi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja voivat olla mm. eri viranomaiset. Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta vastaamme lain nojalla yhtä ankarasti kuin omasta toiminnastamme.

Vakuuttamiseen tai vakuuttamisen hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

  • Eläketurvakeskus
  • verohallinto
  • muu eläke- ja vakuutuslaitos

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. Näissä siirrossa henkilötietojen suoja turvataan EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?

Verita Eläkevakuutuksella on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §).

Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty vakuutusasian hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Veritaksen tietojärjestelmistä.

Määräajat ovat:

  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon, vakuutusmaksun määräämiseen ja perintään liittyvät tiedot: vakuutuksen voimassaoloajan ja 10 sen jälkeistä vuotta
  • TyEL-vakuutusmaksuvastuun laskeminen: TyEL-vakuutetun elossaoloaika ja 6 sen jälkeistä kalenterivuotta
  • chat-palvelutiedot: 1 kuukausi ja seitsemän päivää

Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen. 

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Voinko vastustaa suoramarkkinointia?

Kyllä.  Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi Veritakseen tietopyyntölomakkeella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä?

Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.

Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojaviraston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojaviraston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tee.

Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?

Hoitaaksemme lakisääteistä tehtäväämme, meillä on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten, ja verkkopalvelujen käyttöyhteystiedot.

Nämä tiedot sisältävät:

  • perustiedot ja sekä tiedot tunnistamista varten: nimitiedot, työnimike, rooli, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli
  • verkkopalvelun käyttäjän suku- ja etunimet, henkilötunnus, sähköpostiosoite, puhelinnumero.

Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Yrityksenne vakuutusasioiden hoitamista varten saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • TyEL-vakuutuksenottajan ilmoitusten perusteella
  • verkkopalvelusopimukselta
  • chat-palvelumme tarjoajalta.

Tämän lisäksi saamme tietoja satunnaisesti:

  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • kaupparekisteristä.

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mistä saan lisätietoa henkilötietojen käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.