Työnhakijan henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Rekisterinpitäjänä toimii Eläkevakuutusosakeyhtiö Veritas (0141187-2). Osoitteemme on PL 133, (Olavintie 2), 20101 Turku.

Missä tarkoituksessa käsittelemme tietojasi ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme ja ylläpidämme suostumuksellasi henkilötietojasi avointen työpaikkojen täyttämiseksi. Tietojasi käsitellään työelämän yksityisyyden suojaa koskevien säännösten mukaisesti.

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • työnhakuprosessissa (hakemusten käsittely, haastattelut)
  • mahdollisten henkilöarviointien kohdalla
  • valitun hakijan luottotietojen tarkastamisessa
  • tiettyyn tehtävään valitun henkilön henkilöturvallisuusselvityksessä

Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Ketkä vastaanottavat henkilötietojasi?

Saatamme luovuttaa tietosi mahdolliselle yhteistyökumppanille silloin, kun rekrytointitilanteessa käytämme ulkopuolista yhteistyökumppania esimerkiksi soveltuvuusarvioinnin tekemiseksi. Kaikkia yhteistyökumppaneitamme sitovat salassapitovelvoitteet ja ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavia tietoja salassapitosäännösten mukaisesti.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojasi EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Henkilötietojasi ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikä on henkilötietojen säilytysaika ja mihin se perustuu?

Säilytämme tietojasi tietyn määräajan avointen työpaikkojen täyttämiseksi:

  • tietoja säilytetään 2 vuotta siitä kun olet jättänyt hakemuksesi tiettyyn avoinna olevaan tehtävään
  • tietoja säilytetään 6 kuukautta siitä kun olet jättänyt avoimen työhakemuksen

Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi tietojärjestelmistämme. Voit myös työpaikkaa hakiessasi kieltää tietojesi säilyttämisen ja niiden käsittelyn, jolloin ne poistetaan välittömästi työpaikan täyttämisen jälkeen.

Onko sinulla oikeus saada tietoa sinua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Pyydämme sinua toimittamaan tietopyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta. Tietopyyntö vaatii vahvan tunnistautumisen.

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Miten henkilötietoja voi oikaista tai poistaa?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi tietopyyntölomakkeemme kautta.

Sinulla on oikeus pyytää Veritasta rekisterinpitäjänä poistamaan esim. sinua koskevat vanhentuneet tiedot.

Tällöin tiedot on poistettava viipymättä, kun käsittelylle ei enää ole perustetta. Oikeutesi soveltuu tilanteisiin, jossa henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole enää muuta laillista perustetta, eikä niitä tarvitse säilyttää lain perusteella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa tiedot on lain mukaan velvollisuus säilyttää tai jos tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Tietoja ei siis ole vaatimuksesta mahdollista poistaa sinä aikana, jona ne on tarpeen säilyttää edellä mainituissa tilanteissa. Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voitko kieltää tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä?

Sinulla on oikeus siihen, että Veritas rekisterinpitäjänä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan tallennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä. Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista, sinulle annetaan ilmoitus asiasta.  Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan. Jos tietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan käsitellä vain tietyin edellytyksin (esim. suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi).

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ei koske sinua. Tämä oikeus koskee vain osaa käsittelyperusteista (oikeutettu etu, yleistä etua koskeva tehtävän suorittaminen). Emme ole käyttäneet näitä käsittelyperusteita kohdallasi.

Onko sinulla oikeus siirtää henkilötietojasi?

Mikäli tietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sinun kanssa tehtyyn sopimukseen, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat tiedot, jonka jälkeen voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.  Tämä koskee vain tietoja, jotka olet itse toimittanut Veritakseen. Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa.

Voiko suostumuksen perua?

Jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.  Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Miten henkilötietojen käsittelystä voi valittaa?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojaviraston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojaviraston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Tekeekö Veritas tietojen perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tee.

Mitä henkilötietoja Veritas käsittelee?

Jotta voimme viedä rekrytoinnin päätökseen, on meillä sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot tunnistamista ja yhteydenpitoa varten
  • koulutustiedot
  • työhakemuslomakkeella ja sen liitteissä annetut tiedot (esim. CV)
  • haettavaa tehtävää koskevat tiedot
  • työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot
  • tallenteet videohakemuksista
  • henkilöarvioinnin tiedot
  • valitun henkilön mahdolliset luottotieto- ja turvallisuusselvitystiedot

Nämä tiedot sisältävät:

  • sukunimen, etunimet, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • hakijan hakemuslomakkeilla ja sen liitteissä ilmoittamat tiedot koskien haettavaa tehtävää
  • tutkintotiedot
  • tiedot nykyisistä ja aiemmista työtehtävistä mukaan lukien työantajatiedot

Mistä saamme asiasi hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Saamme tietoja

  • sinulta itseltäsi
  • työhakemuksistasi
  • sähköisistä työhakemuslomakkeista

Millaisin turvatoimin suojaamme henkilötietojasi?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Mistä saat lisätietoa henkilötietojen käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja -osioon veritas.fi-verkkosivuillamme.