YEL-vakuutetun yrittäjän henkilötietojen käsittely

Missä tarkoituksessa ja millä perusteella Veritas käsittelee tietojani?

Veritas hoitaa lakisääteistä yrittäjän eläkelain (YEL) mukaista eläketurvaa. Ylläpidämme ja käsittelemme tässä tehtävässä henkilötietoja vakuutetuista.

Tietojasi käsitellään seuraavissa tilanteissa:

  • YEL-vakuuttaminen, vakuuttamisen hoito
  • YEL-vakuutusmaksun määrääminen ja perintä
  • yrittäjien neuvonta
  • suoramarkkinointi tai siihen rinnastettava yhteydenottaminen.

Lakisääteiseen tehtäväämme kuuluvat toimenpiteet on määritelty tyhjentävästi laissa. Emme käsittele henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Mitä minua koskevia tietoja Veritas käsittelee?

Hoitaaksemme lakisääteistä tehtäväämme, meillä on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

  • perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa sekä tunnistamista varten sekä verkkopalvelujen käyttöyhteystiedot.

Nämä tiedot sisältävät:

  • perustiedot ja sekä tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten: nimi, henkilötunnus, Y-tunnus, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, asuinmaa, puhelinnumero, sähköpostisoite)
  • verkkopalvelujen käyttöyhteystiedot
  • vakuutusasian hoitamista edellyttämät tiedot, kuten asiointikieli, yrittäjän vakuutustiedot, verotiedot, vakuutusasiakirjat, vakuutussopimuksen alkamispäivä ja päättymispäivä, vastuun alkamispäivä, työtulotiedot, vakuutusmaksuprosentti ja valtuutus vakuutusasioiden hoitoon
  • vakuutusmaksun määräämiseen ja perintään liittyvät tiedot, kuten maksuyhteystiedot, verkkolaskutiedot, tieto vakuutusmaksujen maksajasta, vakuutuksen veloitustiedot, vakuutuksen laskutus- ja perintätiedot, vakuutusmaksun tilitystiedot.

Keneltä Veritas saa asiani hoitamiseksi tarvittavat tiedot?

Eläke- ja kuntoutusasiasi hoitamiseksi saamme säännönmukaisesti tietoja:

  • vakuutuksenottajalta
  • vakuutushakemukselta
  • Eläketurvakeskukselta
  • väestötietojärjestelmästä
  • viranomaisrekistereistä
  • Arekin ansaintajärjestelmästä ja tietopalvelusta
  • pankeilta
  • muilta eläkelaitoksilta ja vakuutusyhtiöiltä
  • Kelalta
  • Suomen Asiakastieto Oy:ltä
  • chat-palvelumme tarjoajalta.

Tämän lisäksi saamme tietoja satunnaisesti:

  • verohallinnolta
  • kaupparekisteristä

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Veritakselle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Kuinka kauan Veritas säilyttää tietojani?

Veritaksella on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi työeläketurvan toimeenpanossa. Säilytyksessä noudatamme työeläkelakien säännöksiä (TyEL 218 § ja YEL 160 §). Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty vakuutusasian hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Veritaksen tietojärjestelmistä.

Määräajat ovat:

  • vakuuttamisen, vakuutusmaksun hoidon, vakuutusmaksun määräämiseen ja (perintään liittyvät) tiedot: vakuutuksen voimassaoloajan ja 10 sen jälkeistä vuotta
  • muutoksenhaku: 50 vuotta, jollei tietoja ole säilytettävä eläke- tai vakuutusasiakirjoina tätä pidempää aikaa
  • chat-palvelutiedot:  1 kuukausi ja seitsemän päivää

Kenelle Veritas saa luovuttaa tietojani?

Luovutamme tarvittavat tietosi vain sellaisille tahoille, joilla on lakisääteinen oikeus tiedon saamiseen laissa määrättyyn tarkoitukseen. Näitä tahoja voivat olla mm. eri viranomaiset. Lisäksi käytämme tietojen käsittelyssä ja säilyttämisessä alihankkijoita, joiden toiminnasta vastaamme lain nojalla - vastaavalla tavalla kuin omasta toiminnastamme.

Vakuuttamiseen tai vakuuttamisen hoitamiseksi tietoihin ovat lakisääteisesti oikeutettuja muun muassa:

  • Eläketurvakeskus
  • verohallinto
  • muu eläke- ja vakuutuslaitos

Millaisin turvatoimin ja -menettelyin Veritas suojaa henkilötietojani?

Käsittelemme henkilötietojasi aina huolellisesti ja huolehdimme yksityisyydestäsi. Tämä varmistetaan tarvittavin teknisin ja hallinnollisin toimin.

Käyttövaltuushallinnan kautta huolehdimme, että henkilötietojasi käsittelee vain ne henkilöt, jotka ovat siihen oikeutettuja.

Henkilöstöämme koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja kaikki ovat allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen. Henkilöstömme koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen käsittelyssä ja siihen liittyvien riskien ennaltaehkäisemisessä. Huolehdimme sisäisellä valvonnalla siitä, että henkilöstömme noudattaa henkilötietojen käsittelyn periaatteita.

Samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset koskevat myös alihankkijoitamme.

Tietojasi säilytetään kulunvalvonnalla ja erilaisten turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja Veritaksen omissa toimitiloissa. Varmistamme myös erillisillä teknisillä tietoturvaratkaisuilla, että tietojesi luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys/saatavuus ja vikasietoisuus täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

Siirretäänkö ja käsitelläänkö tietojani EU/ETA-alueen ulkopuolella?

Kyllä. Näissä siirrossa henkilötietojen suoja turvataan EU:n mallilausekkeiden mukaisilla sopimusjärjestelyillä.

Tehdäänkö tietojeni perusteella automatisoituja päätöksiä tai profilointia?

Ei tehdä.

Miten voin saada lisätietoja henkilötietojeni käsittelystä?

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Veritaksessa, tutustu Tietosuoja-osioon verkkosivuillamme.

Onko minulla oikeus saada tieto minua koskevista henkilötiedoista?

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja Veritaksessa vai ei.

Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista.

Pyydämme sinua toimittamaan tietopyyntösi sivustomme veritas.fi:llä sijaitsevan tietopyyntölomakkeen kautta. Lomakkeen käyttö vaatii vahvan tunnistautumisen.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Voinko vastustaa suoramarkkinointia?

Kyllä.  Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Miten menettelen henkilötietojeni täydentämiseksi tai oikaisemiseksi?

Jos sinulle toimittamissamme henkilötiedoissa on puute, epätarkkuus tai virhe, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Tämä koskee myös vanhentunutta tietoa. Pyydämme sinua toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi verkkosivujemme kautta.

Onko minulla oikeus saada henkilötietoni poistetuksi?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske Veritaksen lakisääteisessä eläkevakuutustoiminnassa käsittelemiä tietojen eikä niitä tilanteita, joissa tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Eläkevakuuttamiseen kuuluvia tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksesta sinä aikana, jona ne ovat tarpeen lakisääteisen eläkevakuutuksen hoitamisessa.

Henkilötietosi poistetaan kuitenkin ilman erillistä pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Voinko kieltää tai rajoittaa henkilötietojeni käsittelyä?

Koska toiminnassamme on kyse lakisääteisen eläketurvan toimeenpanosta, olemme velvollisia käsittelemään henkilötietojasi eikä käsittelyä voida kieltää tai rajoittaa, ellei rajoittamiselle ole selkeitä perusteita.

Voinko vaatia henkilötietojeni siirtämistä toiseen järjestelmään?

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen siirtämistä toiseen järjestelmään ei koske lakisääteistä eläkevakuuttamistoimintaa, joten tietojesi siirtäminen ei ole mahdollista.

Kenelle voin valittaa henkilötietojeni käsittelystä?

Jos olemme kieltäytyneet toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta.

Jos olet saanut Veritakselta kielteisen vastauksen pyyntöösi, voit viedä asian tietosuojaviraston käsiteltäväksi. Saat Tietosuojaviraston yhteystiedot vastauksessamme. Tietosuojaviraston päätökseen on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojaviraston päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Miten voin olla yhteydessä Veritakseen? 

Henkilötietopyynnöt tehdään ensisijaisesti veritas.fi-sivuston tietopyyntölomakkeella.

Voit myös olla yhteydessä Veritakseen puhelimitse, kirjeitse tai suojatun sähköpostipalvelun kautta.

Mikä on tämän selosteen oikeusperuste?

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.