Tulorekisteri helpottaa palkkatietojen ilmoittamista

Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta, joka otetaan käyttöön vuonna 2019. Se sisältää kattavat palkka-, eläke- ja etuustiedot yksilötasolla. Tiedon tuottajat eli esimerkiksi työnantajat ilmoittavat tiedot työntekijöidensä ansiotuloista tulorekisteriin reaaliaikaisesti ja maksukohtaisesti pääsäännön mukaan viiden päivän kuluessa  maksupäivästä.

Tulorekisteriin toimitettuja tietoja hyödynnetään mm. etuuksien ja eäkkeiden laskennassa, asiakasmaksujen määräämisessä ja eri viranomaisten valvonnassa ja tilastoinnissa. Tulorekisteri ei tuo viranomaisille uusia oikeuksia saada tietoja, vaan kukin tiedon käyttäjä saa tietoja vain sen mukaan, millaisia oikeuksia laki heille antaa.

Hallituksen esitys laiksi tulotietojärjestelmästä käsitellään eduskunnassa syysistuntokauden aikana. Lain on tarkoitus tulla voimaan 1.1.2018 alkaen. Tulorekisterin olisi tarkoitus tulla tämän jälkeen käyttöön 1.1.2019 alkaen.

Tulorekisteri yhdenmukaistaa eri tahoille tapahtuvaa palkkatietojen raportointia. Tulorekisteri korvaa mm.

• Verohallinnolle
• työeläkelaitoksille
• työttömyysvakuutusrahastolle
• tapaturmavakuuttamista varten toimitettavat vuosi-ilmoitukset.

Oma-aloitteisten verojen veroilmoituksesta tulorekisteri korvaa

• työnantajasuorituksiin liittyvät veroilmoitukset Verohallinnolle
• veron tunnuksella 25 ilmoitettavat ennakonpidätykset osakeyhtiöltä, osuuskunnalta tai muulta yhteisöltä.

Ilmoittaja voi antaa tulorekisteriin myös täydentäviä tietoja. Jos tiedot on annettu tulorekisteriin, niitä ei enää kysytä suorituksen maksajalta uudestaan. Jollei täydentäviä tietoja ole annettu, niitä voidaan joutua erikseen kysymään.

Tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja hyödynnetään muun muassa etuuksien laskennassa, asiakasmaksujen määräämisessä ja eri viranomaisten tekemässä valvonnassa sekä tilastoinnissa. Tulorekisterin täydentävät tiedot korvaavat myös aikaisemmin työnantajilta ja tulonsaajilta pyydettyjä palkkaselvityksiä ja -todistuksia.

Suppeassa ilmoituksessa rahapalkat ilmoitetaan yhteissummana ja laajassa ilmoitustavassa rahapalkat ilmoitetaan tarkemmalla tasolla käyttäen erillisiä tulolajeja, esim. ylityökorvaus ymv.

Suosittelemme laajan ilmoitustavan käyttöä, jolloin kaikki tarvittavat tiedot löytyvät tulorekisteristä. Näin työntekijälle ei tarvitse tehdä erikseen todistuksia esimerkiksi Kelaa varten.

Yksi rekisteri ja yksi yhdenmukainen tapa ilmoittaa palkkatietoja helpottavat niin yrittäjien kuin kansalaistenkin asiointia. Jatkossa työnantajan tarvitsee ilmoittaa palkkatiedot vain yhden kerran.

Tulorekisterin käyttöönoton myötä palkkatietojen moninkertainen raportointivelvollisuus poistuu ja tiedon välityksen määrä vähenee. Tällä hetkellä palkkatietoja ilmoitetaan monelle eri taholle erilaisissa teknisissä muodoissa ja eri tahdissa kulkevien aikataulujen mukaan. Jatkossa palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin vain yhden kerran palkanmaksun yhteydessä. Tulorekisteristä tiedot ovat kaikkien niitä tarvitsevien toimijoiden käytettävissä. Myös tulonsaaja saa ensimmäistä kertaa ajantasaisen kokonaiskuvan omista palkka-, eläke- ja etuustiedoistaan.

Palkat voi ilmoittaa tulorekisteriin rekisterin sähköisen asiointipalvelun kautta. Asiointipalvelun käyttäminen vaatii tunnistautumista.

Palkka.fi -palvelun kautta on myös edelleen mahdollista ilmoittaa palkkoja.

Paperilomakkeella palkkoja ei sen sijaan enää voi ilmoittaa. Tulorekisteri vastaanottaa palkkailmoituksia paperilla vain niissä tapauksissa, joissa sähköinen ilmoittaminen olisi kohtuuttoman hankalaa.

Tulorekisteriin ilmoitetaan tiedot reaaliaikaisesti pääsäännön mukaan viiden päivän kuluessa palkkapäivästä. Tiedot voidaan ilmoittaa useammalla eri tavalla:

Tekninen rajapinta

Tekninen rajapinta on vaivattomin tapa ilmoittaa tiedot tulorekisteriin. Tekninen rajapinta tarkoittaa sitä, että palkkajärjestelmään on sisäänrakennettu sähköinen yhteys tulorekisteriin. Teknisen rajapinnan varmentaminen ja tunnistautuminen on tehty sopimusmenettelyssä palvelun avaamisen hetkellä. Tietojen ilmoittamishetkellä ei siten tarvita erillistä kirjautumista, vaan tiedot voi lähettää mutkattomasti suoraan palkkajärjestelmästä.

Sähköinen asiointipalvelu

Tiedot voidaan ilmoittaa tulorekisteriin tulorekisterin sähköisessä asiointipalvelussa. Tällöin ilmoittaja kirjautuu sähköiseen asiointipalveluun ilmoittamisen yhteydessä. Tiedot voidaan ilmoittaa joko verkkolomakkeella itse tiedot syöttäen tai latauspalvelussa lataamalla tiedot tulorekisteriin.

Paperilomake

Tiedot voidaan antaa erityisestä syystä paperilomakkeella. Erityisellä syyllä tarkoitetaan tilanteita, joissa ei kohtuudella voida edellyttää tietojen antamista sähköisesti, esimerkiksi silloin, kun luonnollisella henkilöllä, kuolinpesällä, satunnaisella työnantajalla tai ulkomaalaisella ei ole mahdollisuutta tietojen sähköiseen antamiseen.

Vuosi-ilmoittaminen ei ole käytössä enää tulorekisterin tultua voimaan vuoden 2019 alussa.

Vuoden 2018 palkat ovat viimeiset, jotka voi ilmoittaa vuosi-ilmoituksella.

Palkat pitää ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän sisällä palkanmaksupäivästä. Jos maksat palkkaa kaksi kertaa kuukaudessa, palkkailmoitus pitää tehdä molemmista palkanmaksupäivistä erikseen.

Kyllä, myös maksujen maksaminen muuttuu. Palkanmaksukuukauden palkkoihin perustuvat maksut niputetaan yhteen ja ne erääntyvät seuraavan kuukauden viimeisenä päivänä.

Jos haluat erillisen laskun jokaisesta palkanmaksukerrasta, ota yhteyttä omaan vakuutusneuvojaasi maksutavan muutosta varten.

Työeläkemaksujen lasku tulee edelleen Veritakselta, vaikka palkkailmoitus tehdäänkin tulorekisteriin. Poikkeuksena on palkka.fi:n kautta tehdyt palkkailmoitukset. Tällöin lasku on itse hakettava palkka.fi:stä.

Emme enää jatkossa laskuta ennakkomaksuja.

Palkkojen ilmoittaminen ei enää tulorekisterin tultua voimaan ole mahdollista VerNetin kautta.

Vuoden 2018 palkat voi vielä ilmoittaa VerNetin kautta 31.1.2019 mennessä. VerNet pysyy auki korjauksia varten vielä kevään aikana. Tiedotamme tästä lähemmin ennen vuodenvaihdetta.